DOCUMENTS

Lasciate ai vostri PC il compito di acquisire e riordinare i vostri documenti in arrivo

DOCUMENTS di ReadSoft automatizza il noioso lavoro di acquisizione, l'ordinamento e l'indicizzazione dei documenti. Basta raccogliere tutti i vostri documenti in entrata, siano essi elettronici o cartacei e lasciare che il software di acquisizione dei documenti faccia il resto.
L'acquisizione automatica dei documenti, la classificazione e l'indicizzazione rende la gestione delle informazioni più efficiente in tutta l'organizzazione, che a sua volta porta a tempi di elaborazione più veloci e costi ridotti.

Classificazione automatizzata
DOCUMENTS analizza ogni documento in entrata e determina che tipo di documento è: una richiesta di risarcimento, una fattura, un modulo d'ordine, una richiesta di prestito, un rapporto di danno, reclamo medico, una lettera, una domanda di credito, un cambiamento di indirizzo, ecc...

Il software classifica automaticamente tutti i documenti e riorganizza anche i documenti in gruppi logici, per esempio, tutti i documenti appartenenti a un determinato contesto.

Indicizzare i documenti per facilitarne il recupero 

Dopo che i documenti sono stati classificati, le informazioni chiave dai documenti sono estratte automaticamente. Se siete alla ricerca di numeri di conto, numeri di assicurazione, nomi o indirizzi, DOCUMENTS trova ed estrae automaticamente le informazioni.

Queste informazioni, combinate al documento classificato, sono pronte ad essere inserite nel gestionale aziendale. Questo significa che tutte le informazioni chiave dei vostri documenti sono disponibili in formato digitale.

Cosa c'è di più, le informazioni estratte sono completamente ricercabili, dandovi la possibilità di recuperare i vostri documenti in ogni momento.

Ideale se

La vostra organizzazione gestisce grandi volumi di documenti e spende un sacco di tempo per ordinarli e archiviarli.

Con DOCUMENTS potrete

Aumentare l'efficienza

L'ordinamento dei documenti più veloce e accurato e la loro distribuzione aumenterà la vostra efficienza. 

Migliorare le condizioni di lavoro del personale

Consentire al personale di concentrarsi sulla gestione delle casistiche invece di riordinarei documenti. 

Migliorare il controllo

Accesso immediato ai report di stato e agli audit trail significa una migliore comprensione del flusso di informazioni.

Aumentare la trasparenza

Una audit trail completo vi aiuterà a rispettare le direttive più severe (SOX).

Caratteristiche tecniche

DOCUMENTS può essere visto come un imbuto per tutti i documenti aziendali in arrivo. Non importa in quale formato arrivino (carta, fax, e-mail, PDF, ecc), i documenti vengono inglobati nel flusso.

Il software di acquisizione dei documenti legge un documento come farebbe un occhio umano. Va alla ricerca di  identificatori come loghi, parole chiave, combinazione di parole e layout.

Ma a differenza dell'occhio umano, è inoltre possibile per esempio utilizzare codici a barre per determinare il tipo di documento e il gruppo di appartenenza.

Integrazione con il gestionale aziendale

I dati provenienti da DOCUMENTS possono essere inviati a qualsiasi sistema ERP, sistema di archiviazione o sistema gestionale.